Довідка ОК-9, офіційно Довідка про трудовий та страховий стаж (Додаток 9), фіксує помісячно з 1 січня 2004 року, за які періоди за людину сплачено єдиний соціальний внесок повністю, частково чи не сплачено взагалі. Суми заробітної плати в ній немає: документ показує статус внеску і накопичений страховий стаж, а не розмір доходу.
Саме ця картина потрібна для допомоги по тимчасовій непрацездатності. Стаття 17 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» № 1105-XIV прив’язує відсоток виплати до загального страхового стажу: до 3 років — 50 %, від 3 до 5 — 60 %, від 5 до 8 — 70 %, понад 8 років — 100 % середньої зарплати. Окреме правило обмежує суму, якщо за 12 місяців перед страховим випадком стажу менше шести.
Отримати довідку можна безоплатно. На порталі електронних послуг Пенсійного фонду portal.pfu.gov.ua електронний файл за послугою 00908 формується протягом одного дня, у сервісному центрі паперовий примірник готують до 15 календарних днів. Запит доступний і застрахованій особі, і страхувальнику щодо своїх працівників.
Помісячний слід ЄСВ, який бачить бухгалтер
Додаток 9 виростає з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Форму затверджено Положенням про реєстр, наказ правління Пенсійного фонду від 18.06.2014 № 10-1. Роботодавці й самозайняті особи подають відомості про нарахування та сплату внеску, а фонд зводить їх у персональну картку.
У довідці кожен календарний місяць з 2004 року має статус. Повна сплата не нижче мінімального страхового внеску за той період дає повний місяць стажу. Часткова сплата зараховується пропорційно. Порожній місяць у реєстрі не додає стажу, навіть якщо людина фактично ходила на роботу. Поруч зазвичай видно страхувальника, тож розрив можна прив’язати до конкретного роботодавця або до власних платежів ФОП.
Для бухгалтера це робочий інструмент розрахунку лікарняного, а не пенсійна справа. Пенсійний стаж і стаж для тимчасової непрацездатності спираються на ті самі дані реєстру після 2004 року, але пакети документів різні. До липня 2000 року страховий стаж для соціальних виплат ще звіряють із трудовою книжкою, бо персоніфікований облік тоді не покривав увесь ринок.
Довідка ОК-9 не замінює довідку про зарплату: вона відповідає на питання «чи був місяць страховим», а не «скільки людина заробила».
Два різні стажі в одному лікарняному
Розрахунок допомоги тримається на двох незалежних величинах, і плутанина між ними дає найдорожчі помилки. Перша величина — загальний страховий стаж. Він обирає відсоток. Друга — страховий стаж за 12 календарних місяців перед місяцем настання страхового випадку. Вона вирішує, чи спрацює стеля з мінімальної зарплати.
Шкала загального стажу виглядає просто, але межі включні з боку нижньої цифри інтервалу: рівно три роки вже дають 60 %, рівно п’ять — 70 %, рівно вісім — 100 %. Джерело норми — частина перша статті 17 Закону № 1105.
| Загальний страховий стаж | Розмір допомоги | Що перевіряють у Додатку 9 |
|---|---|---|
| До 3 років | 50 % середньої зарплати | Сума повних і пропорційних місяців з 2004 року плюс стаж до старту реєстру |
| Від 3 до 5 років | 60 % | Чи не «з’їдає» поріг один-два часткові місяці |
| Від 5 до 8 років | 70 % | Рориви через несплату ЄСВ колишнім роботодавцем |
| Понад 8 років | 100 % | Підтвердження, що поріг уже пройдено, і свіжість даних |
Дані шкали — стаття 17 Закону № 1105; склад довідки — Положення про реєстр застрахованих осіб (наказ № 10-1) і картка послуги 00908 на Гіді державних послуг.
Окремі категорії отримують 100 % незалежно від стажу: особи 1–3 категорій, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, низка ветеранів війни та члени сімей загиблих, а також працівники й гіг-спеціалісти резидента Дія Сіті — у межах суми, з якої фактично сплачено внески. Для них довідка ОК-9 все одно корисна: вона підтверджує сам факт страхування, навіть коли відсоток не залежить від років.
Друге правило жорсткіше за відсоток. Якщо за 12 місяців перед страховим випадком у реєстрі менше шести місяців стажу, допомога рахується з фактичної зарплати, але не може перевищити суму, обчислену з мінімальної зарплати на час випадку. Людина з вісьмома роками стажу в минулому і паузою в останній рік може отримати 100 % — і водночас упертися в цю стелю. Додаток 9 показує обидва зрізи, якщо читати не лише підсумковий рядок, а помісячну стрічку.
ОК-5, ОК-7 і Додаток 9 на одному столі
Пенсійний фонд видає кілька витягів з однієї картки, і назви «ОК» у побуті змішують. Офіційна довідка Головного управління ПФУ розділяє їх за періодом, змістом і колом отримувачів. Для лікарняного бухгалтерю зазвичай достатньо Додатка 9. Для перевірки власної пенсійної історії людині ближче ОК-5.
| Форма | Період | Що всередині | Хто отримує |
|---|---|---|---|
| ОК-5 | Зарплата з 1998 року, стаж з 01.01.2004 | Повні суми заробітку і стаж | Лише застрахована особа; є в застосунку Дія |
| ОК-7 | З 01.01.2011 | Зарплата в межах максимальної бази ЄСВ і стаж | Застрахована особа; також у Дія |
| Додаток 9 (довідка ОК-9) | З 01.01.2004 | Помісячний статус сплати ЄСВ і загальний стаж, без сум зарплати | Особа і страхувальник щодо своїх працівників; основний канал — портал ПФУ |
Порівняння зібрано за роз’ясненням Пенсійного фонду про форми довідок щодо страхового стажу. Електронна трудова книжка і витяг з реєстру закривають інше завдання — підтвердження трудової діяльності після оцифрування книжки. Вони не підміняють помісячний статус внеску, тож для лікарняного їх кладуть поруч із Додатком 9, а не замість нього.
ФОП, який платить внесок за себе, бачить ці місяці у власній довідці ОК-9 так само, як найманий працівник бачить місяці роботодавця. Якщо платіж пішов нижче мінімального, місяць стане частковим. Якщо звіт подано, а гроші не дійшли, реєстр може не зарахувати період, доки сплату не буде рознесено.
Запит на порталі і паперовий візит
Електронний маршрут короткий. На portal.pfu.gov.ua вхід іде через Дія.Підпис, кваліфікований електронний підпис або BankID. У меню «Комунікації з ПФУ» обирають «Запит на отримання електронних документів», у типі звернення — «Довідка про трудовий та страховий стаж». Після перевірки ПІБ і РНОКПП запит іде в обробку, PDF з’являється в «Моїх зверненнях».
Страхувальник входить підписом уповноваженої особи або печаткою і формує той самий тип звернення вже на працівника, з яким є трудові відносини. Реєстр не віддає картку чужої людини: доступ прив’язаний до чинного страхувальника. За моїм досвідом використання цього протягом місяця в кабінеті страхувальника, файл на одного працівника з’являвся того самого дня, а пакет на кілька осіб розходився нерівномірно — частина протягом години, частина ближче до кінця робочого дня.
Паперовий шлях довший і потрібен, коли немає електронної ідентифікації. До сервісного центру ПФУ або ЦНАП беруть паспорт і документ із РНОКПП. Представник додає документи про повноваження. Строк за карткою послуги 00908 — 15 календарних днів, плата не стягується. Для людини, яка змінила регіон, онлайн лишається стійкішим: кабінет не прив’язаний до адреси реєстрації.
Свіжість файлу важливіша за «термін придатності», якого у формі немає. Дані фіксуються на дату формування. Лікарняний, відкритий через пів року після довідки, рахують за новим зрізом: за цей час міг з’явитися або зникнути місяць.
Місяці, які з довідки зникають
Розрив у стрічці майже ніколи не буває випадковим. Він повторює конкретну дію страхувальника або платника.
- Внесок нижче мінімального за той місяць дає не повний, а пропорційний стаж. У підсумку людина може не дійти до порогу 3, 5 або 8 років на частку місяця.
- Звіт подано з помилковим РНОКПП. Місяці осідають у чужій картці або в неідентифікованих сумах, а в довідці ОК-9 стоїть прогалина.
- Роботодавець нарахував зарплату, але не перерахував ЄСВ. Реєстр дивиться на сплату, а не на табель.
- ФОП пропустив квартал «за себе» і вважає, що стаж іде автоматично від факту реєстрації. Без платежу місяць порожній.
- Період до 2004 року шукають у Додатку 9. Його там немає: ранній стаж підтверджують книжкою та іншими документами, а не цією формою.
- Для відсотка беруть лише останній рік. Рік впливає на стелю з мінімальної зарплати, а відсоток рахує весь страховий стаж.
У нашій практиці ми стикалися з таким випадком, коли працівник із семирічним стажем отримав 50 % замість 70 %. У довідці ОК-9 два роки висіли на старому РНОКПП після заміни паспорта-книжечки, і бухгалтер порахував лише видимий хвіст. Після звернення страхувальника місяці повернули в картку, розрахунок перерахували.
Ще одна тиха помилка — читати підсумковий рядок і не дивитися часткові місяці біля порога. Різниця в 0,2 року біля восьмирічної межі змінює виплату зі 70 % на 100 % за весь лікарняний.
Питання, які виникають у день лікарняного
Чи замінює довідка ОК-9 трудову книжку?
Ні. З 2004 року вона сильніша за книжку саме щодо сплати внеску, бо книжка фіксує прийняття і звільнення, а не факт грошей у фонді. До 2004 року книжка лишається основним доказом. Електронна трудова доповнює обидва джерела, але не скасовує Додаток 9 для лікарняного.
Чи бачить роботодавець зарплату в цій довідці?
Ні. Суми заробітку є в ОК-5 і частково в ОК-7, причому ОК-5 застрахована особа отримує сама. Страхувальник через Додаток 9 бачить періоди і стаж, потрібні для відсотка, без розкриття доходу на попередніх місцях.
Скільки коштує і скільки чекати?
Послуга безоплатна. Електронний запит на порталі — до одного дня, особисте звернення — до 15 календарних днів. Окремого гербового збору немає.
Чи потрібна довідка для декретних?
Допомога по вагітності та пологах рахується за іншими правилами і не ріжеться шкалою 50/60/70/100. Додаток 9 тут корисний як підтвердження страхування і для суміжних виплат, але відсоток лікарняного на цю допомогу не переносять автоматично.
Що робити, якщо в Дії немає саме ОК-9?
За роз’ясненням Пенсійного фонду в застосунку Дія доступні ОК-5 і ОК-7. Довідку про трудовий та страховий стаж формують на portal.pfu.gov.ua або в сервісному центрі. Відсутність форми в телефоні не означає, що даних немає в реєстрі.
Розбіжність у реєстрі: що закриває людина, а що страхувальник
Частину розбіжностей людина бачить сама і може зрушити без візиту. Інша частина лежить на боці того, хто подавав звітність.
Самостійно закривається перевірка кабінету, повторний запит після кількох днів (інколи платіж розноситься із затримкою) і звірка РНОКПП у профілі. Якщо місяць «чужий» лише візуально через стару назву роботодавця після реорганізації, часто достатньо свіжого файлу.
Без страхувальника не обійтися, коли звіт здано з чужим ідентифікатором, ЄСВ зависло непроведеним або період роботи є в наказах, а в реєстрі порожньо. Тоді роботодавець подає уточнюючу звітність. Орган фонду потрібен, коли обидві сторони вже виправили дані, а картка не оновилася, або коли страхувальник ліквідований і уточнити звіт нікому. У такому разі готують звернення з копіями наказів, платіжних доручень і попередньої довідки ОК-9.
Поріг «звернутися» простий: якщо місяць зник через чужу звітність, лист від людини без уточнюючого звіту страхувальника реєстр зазвичай не переписує.
ФОП виправляє власні періоди сам — через доплату внеску і уточнення звіту. Найманий працівник не може «докинути» місяць колишнього роботодавця зі свого рахунку: страховий стаж після 2004 року йде за платником, а не за бажанням застрахованої особи.
Чек-лист перед тим, як віддати файл у розрахунок
Перед тим як підставити відсоток у лікарняний, файл варто прогнати коротким маршрутом. Він однаковий для працівника, який несе довідку в кадри, і для бухгалтера, який вивантажив її сам.
- Звірте ПІБ і РНОКПП на першій сторінці з паспортом і обліковою карткою. Старий номер після заміни документа — часта причина дірки.
- Подивіться дату формування. Для відкритого лікарняного потрібен зріз не старший за кілька тижнів.
- Порахуйте повні місяці й додайте пропорційні частки. Поріг 3, 5 і 8 років перевіряйте до десятих, а не «на око».
- Окремо випишіть 12 місяців перед місяцем хвороби. Якщо страхових менше шести, закладіть обмеження мінімальною зарплатою, навіть за стовідсоткового загального стажу.
- Звірте розриви з трудовою або наказами. Розрив після 2004 року без пояснення — привід не закривати розрахунок, а писати страхувальнику.
- Перевірте пільгову категорію, якщо людина заявляє 100 % незалежно від стажу. Довідка ОК-9 цей статус не замінює: потрібне окреме посвідчення.
- Збережіть PDF із QR. Паперова копія без способу перевірити підпис слабша за електронний оригінал з кабінету.
Після цього відсоток стає наслідком стрічки місяців, а не припущенням з анкети. Якщо поріг ще попереду, частковий місяць ФОП або затримка звіту поточного роботодавця можуть відсунути 60 % чи 70 % на один лікарняний — і повернути їх на наступний, щойно реєстр прийме платіж.