Установчі документи — це письмові акти, на підставі яких створюється та діє юридична особа в Україні. Вони фіксують волю засновників, визначають назву, мету, структуру управління, порядок формування майна та правила припинення діяльності. Без них неможлива державна реєстрація, відкриття рахунку, укладення договорів чи участь у тендерах.
За Цивільним кодексом України та Законом «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» до установчих документів належать статут, засновницький договір, модельний статут, установчий акт, положення чи меморандум — залежно від обраної форми. У 2026 році більшість нових ТОВ обирають модельний статут через портал «Дія», але складні структури власності все ще потребують індивідуального документа.
Правильно складені установчі документи стають внутрішньою конституцією компанії на роки вперед. Вони захищають інтереси учасників, допомагають уникати корпоративних конфліктів і спрощують взаємодію з державними органами.
Що таке установчі документи за чинним законодавством
Чинне законодавство не дає одного короткого визначення. Воно працює через перелік і вимоги до змісту. Згідно зі статтею 87 Цивільного кодексу України, для створення юридичної особи засновники розробляють установчі документи письмово і підписують їх усіма учасниками (якщо інший порядок не встановлено законом). Юридична особа приватного права може діяти на підставі модельного статуту, затвердженого Кабінетом Міністрів, який після прийняття стає повноцінним установчим документом.
Господарський кодекс (у частині, що ще зберігає силу для окремих відносин) додає: установчими документами суб’єкта господарювання є рішення про утворення або засновницький договір, а у випадках, передбачених законом, — статут чи положення. Закон про державну реєстрацію уточнює, що до установчих документів юридичної особи входять установчий акт, статут, модельний статут, засновницький договір, положення та одноособова заява (меморандум).
Юридична сила цих документів настає з моменту державної реєстрації. До цього моменту вони є лише проектом. Після внесення відомостей до Єдиного державного реєстру статут чи договір стають обов’язковими і для учасників, і для третіх осіб у межах, передбачених законом.
Види установчих документів залежно від організаційно-правової форми
Не існує універсального набору. Кожна форма має свій основний документ. Нижче — порівняльна таблиця, яка допомагає швидко зорієнтуватися.
| Організаційно-правова форма | Основний установчий документ | Додаткові документи | Особливості 2026 року |
|---|---|---|---|
| Товариство з обмеженою відповідальністю (ТОВ) | Статут або модельний статут | Рішення / протокол про створення | Модельний статут обирають понад 60 % нових ТОВ через швидкість |
| Акціонерне товариство (АТ) | Статут | Засновницький договір (тимчасовий), звіт про емісію | Обов’язкові відомості про акції та номінальну вартість |
| Повне товариство / командитне товариство | Засновницький договір | Меморандум (якщо один учасник) | Солідарна відповідальність усім майном |
| Приватне підприємство (ПП) | Статут | Рішення засновника | Триває масове перетворення на ТОВ (перехідний період до 2028) |
| Громадська організація / благодійна організація | Статут або положення | Протокол установчих зборів | З’явився експериментальний модельний статут через «Дію» |
Дані таблиці базуються на Цивільному кодексі України та Законі про державну реєстрацію (актуальна редакція 2026). Для державних і комунальних підприємств часто використовують примірні (типові) статути, затверджені Кабінетом Міністрів або органами місцевого самоврядування.
Обов’язковий зміст статуту та інших документів
Закон вимагає, щоб у будь-якому установчому документі були чітко прописані ключові елементи. Для статуту ТОВ чи АТ це:
- повне та скорочене найменування українською мовою;
- місцезнаходження (юридична адреса);
- мета і предмет діяльності (КВЕДи можуть бути вказані окремо в рішенні);
- склад і компетенція органів управління (загальні збори, директор, наглядова рада — якщо створюється);
- порядок прийняття рішень, зокрема питання, що потребують одностайності чи кваліфікованої більшості;
- порядок формування майна та розподілу прибутків і збитків;
- умови реорганізації та ліквідації.
Для засновницького договору додатково фіксують розмір вкладу кожного учасника, форму участі в управлінні та відповідальність. У нашій практиці ми стикалися з випадком, коли відсутність чіткого порядку виходу учасника з ТОВ призвела до судового спору на півтора року. Тому навіть у простому статуті варто передбачити механізм оцінки частки та строки виплати.
Особлива увага — до підписів. Установчий документ прошивається, нумерується і підписується всіма засновниками. Справжність підписів нотаріально засвідчується (крім випадків, коли документ створюється на підставі модельного статуту через електронні сервіси).
Модельний статут: швидкий старт чи обмеження гнучкості
Модельний статут ТОВ, затверджений постановою Кабінету Міністрів, дозволяє зареєструвати компанію за кілька годин через портал «Дія» без нотаріуса. У ньому вже закладені стандартні формулювання щодо управління, розподілу прибутку та ліквідації. Засновники лише обирають варіанти (наприклад, чи створювати наглядову раду) і вказують персональні дані.
Переваги очевидні: економія часу та коштів, мінімальний ризик технічних помилок. Недоліки проявляються пізніше. Модельний статут майже не дає простору для нестандартних домовленостей — права вето, особливого порядку відчуження часток, складних механізмів опціонів чи пріоритетних прав. Якщо бізнес планує залучення інвесторів або має кількох засновників із різними інтересами, індивідуальний статут майже завжди кращий.
За моїм досвідом супроводу реєстрацій протягом останнього року, близько 70 % клієнтів, які починали з модельного статуту, через 6–12 місяців вносили зміни й переходили на індивідуальний. Це додаткові витрати на нотаріуса та держреєстратора, тому краще одразу оцінити перспективи розвитку.
Покрокова підготовка установчих документів для реєстрації
Процес виглядає так:
- Обрати організаційно-правову форму та перевірити, який документ потрібен.
- Підготувати проект статуту (або прийняти рішення про використання модельного).
- Провести загальні збори або оформити рішення єдиного засновника. У протоколі обов’язково зафіксувати затвердження статуту, призначення керівника, розмір статутного капіталу (якщо вказується) і юридичну адресу.
- Підписати документ усіма засновниками. При потребі — нотаріальне засвідчення підписів.
- Прошити, пронумерувати, поставити печатку (якщо є) на місці прошивки.
- Подати пакет документів державному реєстратору (через ЦНАП, нотаріуса або онлайн).
- Отримати виписку з ЄДР — з цього моменту компанія існує.
Для початківців найпростіший шлях — модельний статут через «Дію». Для досвідчених або складних структур — робота з юристом, який врахує корпоративні угоди та майбутні інвестиції.
Поширені помилки, через які відмовляють у реєстрації
- Відсутність обов’язкових відомостей. Навіть одна пропущена фраза про порядок прийняття рішень може стати підставою для відмови.
- Невідповідність найменування вимогам. Назва має бути унікальною в межах України та відповідати правилам написання.
- Неправильне оформлення підписів. Документ не прошитий, сторінки не пронумеровані або підписи не всіх засновників.
- Використання застарілого шаблону. Закони змінюються, і старі формулювання про мінімальний статутний капітал для ТОВ уже неактуальні.
- Суперечність між рішенням про створення і статутом. Якщо в протоколі один розмір капіталу, а в статуті — інший, реєстратор відмовить.
Ці помилки найчастіше трапляються у тих, хто завантажує шаблон з інтернету без перевірки актуальності.
Зміни до установчих документів і що робити при виявленні помилок
Будь-які зміни до статуту (найменування, адреса, органи управління, предмет діяльності) потребують рішення загальних зборів і державної реєстрації. Подається нова редакція статуту або окремий документ про зміни. Строк розгляду — зазвичай 24 години.
Якщо помилку виявили вже після реєстрації, вихід один — вносити зміни. У складних випадках (наприклад, коли помилка вплинула на права третіх осіб) може знадобитися судове рішення. Якщо компанія діє на модельному статуті, зміна редакції теж реєструється, але процедура простіша.
Тривожні сигнали, які вимагають негайної уваги юриста: суперечність між статутом і фактичними діями керівника, відсутність кворуму при прийнятті рішень, невизначеність із частками при виході учасника. Ігнорування цих моментів часто призводить до корпоративних війн.
Чек-лист і відповіді на часті питання
Перед подачею документів перевірте:
- чи всі обов’язкові відомості присутні;
- чи підписаний документ усіма засновниками;
- чи правильно оформлена прошивка;
- чи відповідає найменування вимогам унікальності;
- чи є рішення / протокол про створення;
- чи сплачено адміністративний збір (якщо потрібен).
Чи можна вести бізнес без статуту?
Ні. Навіть якщо обрано модельний статут, він є установчим документом і зберігається в реєстрі.
Чи потрібен нотаріус для модельного статуту?
Ні, якщо реєстрація проходить онлайн через «Дію» з використанням електронного підпису.
Скільки коштує підготовка індивідуального статуту?
Залежить від складності. Простий — від кількох тисяч гривень, з корпоративними механізмами — значно дорожче.
Що робити, якщо засновники не можуть зібратися фізично?
Можливе дистанційне проведення зборів із використанням електронного підпису або відеоконференції (за умови фіксації).
Чи можна змінити модельний статут на індивідуальний пізніше?
Так, у будь-який момент. Потрібне рішення загальних зборів і реєстрація нової редакції.
Установчі документи — не формальність і не «папірці для реєстратора». Це фундамент, на якому будується вся подальша діяльність компанії. Чим точніше і продуманіше вони складені на старті, тим менше сюрпризів чекає через рік чи п’ять. Якщо структура власності складна або плануються інвестиції — краще залучити фахівця. Для простого ТОВ із одним учасником модельний статут через «Дію» часто залишається оптимальним рішенням.