Відпускні нараховуються виходячи із середньої заробітної плати працівника за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю виходу у відпустку. Суму середньоденного заробітку множать на кількість календарних днів відпустки. Цей порядок закріплений у Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України № 100.
Формула виглядає просто: відпускні = середньоденна зарплата × дні відпустки. Але на практиці бухгалтер має правильно визначити розрахунковий період, які виплати включати до заробітку і які дні виключати.
Станом на 2026 рік базові правила залишаються тими самими, хоча воєнний стан вносить окремі нюанси щодо святкових днів.
Розрахунковий період
За загальним правилом розрахунковим періодом є останні 12 календарних місяців перед місяцем, у якому працівник іде у відпустку. Якщо людина працює менше року, беруть фактично відпрацьований час з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця виходу у відпустку.
Наприклад, якщо відпустка починається в липні 2026 року, розрахунковий період — з 1 липня 2025-го по 30 червня 2026-го. Усі виплати, які входять до фонду оплати праці за ці місяці, враховуються при розрахунку.
Якщо в розрахунковому періоді були місяці, коли працівник не працював з поважних причин (відпустка без збереження зарплати, простій не з вини працівника тощо), ці періоди можуть впливати на кількість днів, на які ділять заробіток.
Як визначити середньоденну зарплату
Середньоденну зарплату отримують, розділивши загальну суму заробітку за розрахунковий період на кількість календарних днів цього періоду. З кількості днів виключають святкові та неробочі дні, передбачені статтею 73 Кодексу законів про працю.
Під час дії воєнного стану святкові та неробочі дні вважаються звичайними календарними днями. Тому при розрахунку відпускних у цей період їх зазвичай не віднімають від загальної кількості днів.
До заробітку включають оклад, доплати, надбавки, премії, які мають систематичний характер, оплату за час попередніх відпусток, лікарняні та інші виплати, з яких сплачується єдиний внесок. Разові премії та окремі компенсації можуть враховуватися за спеціальними правилами.
Формула нарахування відпускних
Після того як визначено середньоденну зарплату, її множать на кількість календарних днів відпустки. Саме ця сума і є відпускними.
Важливо: у тривалість щорічної відпустки не входять святкові та неробочі дні (у мирний час). Під час воєнного стану це правило працює інакше — святкові дні не подовжують відпустку і не виключаються з розрахунку днів.
Відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за три дні до початку відпустки. Під час воєнного стану строки можуть дещо коригуватися, але загальний підхід зберігається.
Короткий алгоритм розрахунку
1. Визначити розрахунковий період (зазвичай 12 місяців).
2. Підсумувати всі виплати, які входять до заробітку.
3. Порахувати кількість календарних днів періоду (мінус святкові, якщо вони виключаються).
4. Розділити суму заробітку на кількість днів — отримати середньоденну.
5. Помножити середньоденну на кількість днів відпустки.
Особливі випадки
Якщо працівник іде у відпустку, не відпрацювавши повних 12 місяців, розрахунковий період береться фактичний. Середньоденну все одно рахують за тими самими правилами.
При звільненні компенсація за невикористані дні відпустки розраховується майже так само, як відпускні. Різниця лише в тому, що замість днів відпустки беруть кількість днів, які залишилися невикористаними.
Премії, які виплачуються за період, довший за місяць, включають до заробітку в спеціальному порядку — пропорційно до місяців розрахункового періоду.
Що впливає на суму відпускних
Найбільше на розмір відпускних впливає рівень заробітної плати в розрахунковому періоді. Якщо останні місяці були з високими преміями чи доплатами, середньоденна зросте. І навпаки — тривалі лікарняні або відпустки без збереження зарплати можуть зменшити базу.
Також має значення, чи були в розрахунковому періоді підвищення окладів. У деяких випадках заробіток коригують на коефіцієнт підвищення.
Відпускні — це не бонус, а частина гарантованої оплати праці. Правильний розрахунок захищає і працівника, і роботодавця. Тому бухгалтери завжди спираються на Порядок № 100 і актуальні роз’яснення, а працівникам корисно розуміти базову логіку, щоб перевіряти нарахування.